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浅谈印刷包装企业应如何进行合同管理

2010-10-28 14:31 来源：重庆印刷网责编：张健

摘要：: 印刷包装企业的销售合同基本上为加工承揽合同，即承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人给付报酬的合同。与普通的买卖合同不同，只有定作方提出加工要求即签订合同后，企业才能组织生产；产品加工完成后，只能向定作方交付，而不能向其他第三人交付，即平常所说的只能卖给定作方而不能卖给其他人。

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　　原材料由定作方提供时，要对原材料的质量有明确的约定，分清因原材料质量而引起产品质量问题时的责任。定作方对原材料有特殊要求时，应在合同中注明。由于印刷行业的特殊性，在合同中还应有短溢装条款，避免因交货数量的合理变化而被有些不良定作方利用，造成风险，同时也方便定作方提前安排自己的生产，避免给定作方造成不应有的损失。

　　签订合同时，有些条款必要时要和供应、生产部门协商，如原材料、交货期等。协商后认为实在不能满足定作方要求的，要与对方协商，不能盲目地答应对方，以免为此产生纠纷甚至给定作方造成损失。

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　　此外要健全合同审核制度，不能实行“一人主义”，避免因一人的疏忽或理解上的偏差而产生合同风险。同时也可防止极个别业务员与定作方共同欺诈自己的公司。

　　履行合同毫厘不爽

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　　作为承揽方的印刷企业，全面履行合同主要是指在产品质量、交货期、售后服务等方面要满足定作方的要求。首先要树立“全员营销意识”，每个员工都要有强烈的服务意识。始终坚持把满足用户需求作为衡量各项工作的标准，建立完善的全员全方位的质量保证体系，并把质量的内涵延伸到工作质量和服务质量中，真正做到生产为经营服务，一切为客户服务。作为业务员，要以德为本，以诚待客，采用多种途径和方式与客户有关人员交流感情，了解对方的经营理念、服务宗旨和对产品的需求。通过建立互相帮助支持、互惠互利的协作和友谊，增进互相之间的信任度，达到精诚合作。在合同签订后或客户有其他要求时，要以书面形式通知生产、技术、供应等部门并与之密切配合，准确及时掌握生产进度、数量、质量、成套性等。自己公司确有个别事情不能完全满足客户要求时，业务员应提前告知客户，争取得到客户的支持与配合，避免产生不应有的误会。业务员要做好双方的桥梁沟通工作。

　　生产、技术、供应等部门的员工要认真了解客户对产品的各方面要求，对要求理解不明确的地方，不要凭习惯思维去猜测，必须向客户了解清楚。否则就有可能产生定作方拒收的风险。在印刷包装的承揽业务中，有时候没有标准可言，也没有习惯可言。比如说，同一个月饼罐型，大部分客户喜欢将图案居中，但有些喜欢将图案放在左上角或右下角等等；同一图案可能绝大多数人觉得颜色偏深一点美观大方，但不能排除有人觉得颜色偏浅一点，更显得清秀和与众不同。在生产过程中，要实行全程质量控制，努力实践“我的努力是为了您的满意”的行为准则，做到上道工序为下道工序服务，下道工序是上道工序的检验员，层层把关，从制版、打样、拷片、原材料采购、印刷、制作、检验、发货各个环节入手，严把质量关，交给定作方满意的产品。

　　帐款追收加强力度

　　发货后，该收回的资金尚未收回的，在资产负债表中称为应收款。在印刷包装企业中，应收款超过销售总额的10%时，就可能有资金紧张感，超过15%时，就有可能产生资金危机。有效控制应收款，提高资金周转率，是控制经营风险的关键一环。

　　首先要建立应收款专人监督管理制度。合同签订后，监管员负责建立和完善客户档案，内容包括合同、发货清单（应经对方签字，并加盖收货专用章）、收款日期和金额、来往函件、付款承诺书、客户反馈意见及经办人姓名等等。